Réussir son Onboarding : Une étape clé de l’expérience collaborateur

Aujourd’hui, faisons le point avec Camille Lucien, experte des thématiques RH, sur les bonnes pratiques à mettre en place pour intégrer un salarié et sécuriser son embauche. Rencontrée dans les bureaux de l’agence de goodies My Gift, elle nous livre ses conseils pour un processus d’onboarding maîtrisé.

__Camille, quelle définition donneriez-vous à l’onboarding ?

Camille Lucien : L’accueil et l’intégration d’un nouveau salarié représentent 50 % de la réussite d’un recrutement. C’est un moment qui peut être vécu avec plein d’entrain ou, à contrario, d’angoisses pour les équipes comme pour votre nouvelle recrue.

Côté manager, c’est le moment de faire une bonne première impression auprès de ce nouveau salarié et de l’aider à intégrer rapidement et sereinement les codes de l’entreprise.

Côté collaborateur, il lui incombe de se faire une place parmi ses futurs collègues, de prendre ses marques auprès de ses supérieurs, de s’imprégner des valeurs et des spécificités de l’entreprise. Une phase d’intégration pas toujours évidente et parfois stressante à vivre.

L’onboarding est le processus qui va permettre au nouveau salarié de l’entreprise d’intégrer au mieux son environnement de travail, de connaître ses collègues et partenaires, et de comprendre le fonctionnement de ce nouvel écosystème. Ce processus d’intégration est crucial et doit démarrer avant l’arrivée du nouveau collaborateur et se poursuivre pendant les mois qui suivent la prise de poste.

__À l’approche du jour J, comment veiller à créer les conditions idéales pour une intégration réussie du nouveau salarié ?

CL : Premièrement, il faut avoir conscience que l’onboarding commence dès les premiers entretiens et prend véritablement forme à l’acceptation de l’offre de poste. Je recommande d’assurer une communication par e-mail entre cette dernière et l’arrivée de votre collaborateur.

Ne serait-ce que pour lui assurer de votre disponibilité à lui communiquer des informations sur l’entreprise. Vous pouvez ainsi lui envoyer, par exemple, l’organigramme pour le rassurer.

Mais attention à ne pas trop en faire. Enfin, pour le jour J, pensez à l’informer de points pratiques sur les places de parking ou l’arrêt de métro, par exemple. Vous faciliterez son arrivée et éviterez un stress inutile.

Quelles sont les étapes pour réussir un onboarding d’employé ?

__Quels principes essentiels un manager devrait-il avoir à l’esprit pour faciliter l’intégration de son nouveau salarié ?

CL : Passer l’étape de l’entretien, l’accueil et l’intégration relève d’une importance capitale pour faire de votre recrutement un succès. Rien ne doit être laissé au hasard pour éviter de faire les frais d’une intégration ratée qui peut coûter très cher à l’entreprise comme au candidat.

Il faut garder en tête que l’onboarding réussi passe par une bonne communication et donc l’explication, avant et pendant l’intégration, la compréhension du fonctionnement de l’entreprise, de sa culture, et d’une bonne interprétation des missions du poste et des opportunités de développement… Tout doit être mis en œuvre pour que le collaborateur prenne ses marques rapidement et se sente suffisamment à l’aise pour poser des questions à son manager.

« LES MAÎTRES MOTS DE L’ONBOARDING SONT COMMUNICATION ET ECOUTE. »

__Pour prévenir le turnover, qui atteint 45 % au cours des premiers mois suivant une prise de poste, quelle approche devrait-on privilégier avec les nouveaux collaborateurs le jour de leur intégration et au cours des semaines qui suivent ?

CL : Le jour J, il faut que votre collaborateur sente que son arrivée a été bien préparée. Pensez donc à informer votre équipe et même vos partenaires, expliquer qui a été recruté, pour quel poste et quel est son profil.

Installez évidemment en avance tous les équipements informatiques pour qu’il puisse être directement opérationnel. N’oubliez pas de créer son adresse e-mail et d’ajuster ses premières missions pour qu’il ne se sente pas démuni face à trop d’informations à intégrer.

Pour se sentir comme faisant déjà partie de l’entreprise, il est nécessaire que tout soit déjà prêt voir personnalisé avec son nom et prénom : badge, clés, smartphone, etc. Pensez à tout ce dont il aura besoin pour commencer ses missions. En somme, prévoyez même le crayon, le carnet de note et la tasse à café ! Ultime astuce : offrir un Welcome Pack personnalisé. Vous marquerez à coup sûr les esprits.

Enfin, je vous conseille aussi d’identifier une personne chargée de l’accueillir, faire la visite et de lui donner une vue d’ensemble de l’entreprise. Pour finir la journée, ou à l’heure du déjeuner, organisez un moment convivial et plus informel d’échanges avec les équipes.

Les semaines qui suivent, continuez à vous entretenir avec votre nouveau collaborateur pour vous assurer de la bonne intégration des missions et des codes de l’entreprise. Surtout, restez à l’écoute.

__D’après votre point de vue, quel est le secret pour transformer cette période cruciale d’intégration en un moment serein pour tous ?

CL : Mon secret est de bien préparer cette journée d’onboarding, et surtout de se mettre à la place de votre salarié pour bien anticiper tout ce dont il pourrait avoir besoin.

Enfin, n’oubliez pas de continuer le processus d’onboarding pendant au moins 45 jours. L’intégration ne se limite pas au premier jour au sein de l’entreprise.

__Une fois que le collaborateur se sent intégré et à l’aise dans ses missions, quels sont les bénéfices d’un onboarding réussi pour l’entreprise ?

De la même manière qu’au sein de toute relation humaine, les débuts revêtent une importance capitale pour établir les bases d’une collaboration future. Des faux pas dès le processus d’intégration constituent un signal négatif pour la suite. Un onboarding réussi donne aux talents recrutés les moyens pour évoluer en toute sérénité et acquérir efficacement des compétences pour donner le meilleur d’eux même.

C’est un enjeu inaugural de première importance pour l’employeur. Parmi d’autres considérations, on retrouve la consolidation de la marque employeur, la fidélisation et la réduction du turnover.

__Justement, pourquoi la marque employeur est-elle devenue si importante de nos jours ?

CL : La marque employeur est issue d’un long processus de maturation des RH et d’une prise de conscience sur les différences de communications entre le marketing de marque BtoC et de la communication vis-à-vis des futurs candidats.

Ainsi, le travail de la marque employeur commence au moment où l’on recrute un collaborateur jusqu’au départ de ce dernier.

Et ce n’est pas une stratégie réservée uniquement aux grandes entreprises. Au contraire, cela concerne l’ensemble des entreprises, car elles sont toutes à un moment donné concernées par le recrutement et la fidélisation de leurs collaborateurs.

Une bonne réputation d’employeur joue un rôle important pour attirer de nouveaux talents. Elle se façonne à travers les valeurs et la façon dont sont gérés le personnel, une communication claire, la rémunération adéquate et un environnement de travail sain et attractif.

__Enfin, si l’onboarding concerne tous ceux qui auront la chance d’embarquer dans l’aventure, que faire des candidats laissés sur le banc de touche ? Et comment transformer un feedback négatif après un entretien d’embauche en une expérience positive ?

CL : Chaque candidat investi des efforts considérables pour décrocher un emploi, et les processus peuvent souvent être longs, établissant des liens professionnels et amicaux.

Ainsi, lorsque le parcours se termine avec un seul candidat retenu, la déception peut être palpable pour les autres. Cependant, il est possible de transformer cette désillusion en une expérience positive, faisant des candidats des ambassadeurs authentiques de notre entreprise.

Outre une approche respectueuse et une explication personnelle, offrir une box de goodies d’entreprise en guise de reconnaissance pour leur candidature peut faire la différence. Cette approche créative représente une opportunité unique pour renforcer la marque employeur de l’entreprise.

Contactez nos experts pour obtenir un devis gratuit